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平成28年10月1日より商業登記に「株主リスト」が必要になります!

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≪企業の総務部・法務部の方必見!≫

株主名簿の管理できてますか?
~商業登記手続きに「株主リスト」が必要になります~

 

商業登記規則等の改正により、平成28年10月1日以降の株式会社等の登記の申請に際し、株主総会の決議等を経て登記をする場合(登記手続きに株主総会議事録が添付書類として必要な場合)、新たに「株主リスト」を添付することが求められることになりました。

この実務の取扱い変更は、企業法務をご担当される総務部・法務部にとって実は大きな影響が出るものと思われます。

 

従来の商業登記手続きにおいては、株主総会議事録において、総株主数、出席株主数、議決権を行使することができる株主の議決権の数などの記載があれば足りていました。

 

しかし、平成28年10月1日以降に申請する商業登記手続きにおいては、添付書類として株主総会議事録と共に「株主リスト」が必須となります(商業登記規則61条2項・3項、投資法人登記規則3条、特定目的会社登記規則3条)。

 

つまり、従前の役員が再選されるシンプルな役員変更登記であっても、やはり「株主リスト」を新たに用意する必要が出てきます。

 

また、株主総会決議に代え、株主全員の同意があった旨の書面(いわゆる「書面決議」;会社法319条1項)を添付書類とする登記手続きの際にも、株主リストの添付が必要となります。

 

あくまで登記申請が10月1日以降であることが基準となりますので、株主総会決議が施行日前の9月以前になされていたとしても、「株主リスト」は必要になりますのでご注意ください。

 

【提出する「株主リスト」に記載すべき事項】
(1)株主の氏名又は名称
(2)住所
(3)株式数(種類株式発行会社は、種類株式の種類及び数)
(4)議決権数
(5)議決権数割合

※上記(1)~(5)を記載したリストに、内容の証明をする旨を記載し、代表取締役が会社実印(法務局の届出印)を押印して証明する形となります。
サンプルは、こちら↓
http://www.moj.go.jp/content/001198461.pdf

 

※株主リストは、原則として株主総会決議を要する登記事項ごと(各議案ごと)に作成する必要があります。
ただし、複数の議案で各株主の議決権数が変わらない場合は、その旨を記載の上、1通を提出すれば足りることになります。

 

HE155_L

 

 

 

 

 

 

【株主リストに記載する株主の範囲】
(A)議決権数上位10名の株主
(B)議決権割合が2/3に達するまでの株主

上記(A)又は(B)のいずれか少ない方の株主について記載をします。

※(A)については、有価証券報告書の「大株主の状況の欄」を利用できる場合もあります。
サンプルは、こちら↓
http://www.moj.go.jp/content/001198471.pdf

※(B)については、確定申告にあたり作成する「同族会社等の判定に関する明細書」を利用できる場予約完結権の消滅時効合もあります。
サンプルは、こちら↓
http://www.moj.go.jp/content/001198469.pdf

 

 

【株主名簿の管理におけるポイント】

(ア)名義株主については、早期に実態と一致させる対応(株式の贈与・買取など)が必要になります。
(イ)株主名簿がなく、現在の正当な株主が把握できていない、あるいは株主名簿上の株主の所在が不明の場合も、早めの株主調査・確定作業に着手すべきです。
(ウ)株主に相続が発生している場合、遺産分割協議をするなど株式の承継者を確定する手続きをしないと
有効な議決権の行使にも影響がでます。

 

株主名簿の管理は、企業の経営戦略・リスクマネージメント・事業承継対策にとって不可欠な要素となってきますので、早期に対策を検討されることをお勧めいたします。

 

司法書士宮田総合法務事務所では、企業法務・株式実務・総会運営サポートに特化したコンサルティングサービスをご提供しておりますので、お気軽にご相談下さいませ。

 

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