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株主総会の招集通知はいつ発送すればいいですか?

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取締役会を置く会社とそうでない会社とは、取り扱いが異なりますので、分けて考えたいと思います。

 

≪取締役会設置会社の場合≫
公開会社(株式の譲渡制限の規定のない会社)における株主総会の招集通知は、総会開催日の2週間前までに書面を発送しなければなりません(会社法第299条)。
この「2週間前まで」とは、実際に各株主に通知がいつ到達したかは問いません。あくまで、通知発信日と総会開催日との間に、まる14日間あることとされています。
例えば、6月25日に株主総会を開催したい場合、6月10日までに通知を発送する必要があります。
非公開会社(株式の譲渡制限の規定のある会社)の招集通知は、書面で発送しなければならないことに変わりはありませんが、書面投票または電子投票を定めない場合には、「1週間前まで」に発送すればよいとされています。
ただし、非公開会社でも、書面投票または電子投票を実施する場合は、原則通り2週間前までに発送しなければなりません。

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≪取締役会非設置会社の場合≫
公開会社は、上記と同様、原則どおり「2週間前まで」に通知する必要があります。
ただし、取締役会を置く会社と違い、この通知は必ずしも「書面」である必要はなく、口頭や電話等で知らせれば問題ありません(もちろん、いつ通知したかの証拠が残りませんので、証拠が残るメールやFAXの方が好ましいですが)。
非公開会社は、定款においてさらに1週間よりも短い期間を設定することも可能です(例えば「3日前まで」ということも可)。

なお、この通知は、前述のとおり、書面で行う必要はありません。
なお、取締役会の設置の有無や公開・非公開会社に関わらず、書面投票または電子投票を定めない場合には、議決権を行使することができる全株主の同意があるとき(株主全員が総会に出席する場合も含む)は、招集手続自体を省略することができます(会社法第300条)。

 

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