区分所有者からの委任状をあらかじめ理事長に提出する必要があります。
管理組合の組合員の資格は、区分所有者であることが必要ですので、総会へは区分所有者が出席することが原則となります。
したがって、区分所有者が出席せずに、配偶者や家族が委任状無しに総会に出席し決議に参加することは問題があります。
区分所有者でない配偶者や家族が総会に出席して議決権を行使するためには、区分所有者からの委任状をあらかじめ理事長に提出する必要があります。
なお、配偶者や家族との共有になっている場合には、総会には複数人で出席できますが、あらかじめ議決権を行使すべき者を一人定め、管理組合に届出をしておく事が必要です（区分所有法第４０条）。
