一般的に、“不在籍不在住証明書”とまとめて言われることの多いこの証明書は、申請した本籍（または住所）及び氏名に該当する戸籍や住民登録がないことを証明する市区町村発行のものを言います。
どういう場合にこの書類が必要になるかというと、最も多いケースは次のような場合です。
不動産所有者Ａが亡くなり、相続登記をしなければならないが、Ａの死亡時の住所（住民票記載の住所）が登記簿上の住所と異なるケースです。 相続登記をする場合、今回亡くなった方（被相続人）と登記簿上の所有者が同一人物であることを証明するために、住民票の除票（または戸籍附票）を法務局に提出することになりますが、前述のケースでは、被相続人Ａの死亡時の住所と不動産登記簿上のＡの住所が相違しているので、この場合、戸籍附票を取得し、住所の変遷をつなげて同一人物であることの証明する必要があります。 しかし、その附票が保存期間を経過していたり、原始的に附票自体の交付が受けられない場合があります。
そのような場合には、不在籍不在住証明書を添付することで登記手続きが可能となります（法務局によっては、さらに登記済権利証のコピーや誓約書等の提出を求められます）。
このような書類を提出する趣旨は、『登記簿に記載されている住所には現在その人は住所も戸籍もありませんが、登記を受けた当時（登記の名義人となった当時）には、確かにそこにいました。 その人が登記簿上の人物と同一であることは間違いありません。』と誓約することで登記の真実性を担保しようという意図です。
