取締役会を置く会社とそうでない会社とは、取り扱いが異なりますので、分けて考えたいと思います。
取締役会設置会社の場合
公開会社（株式の譲渡制限の規定のない会社）における株主総会の招集通知は、総会開催日の２週間前までに書面を発送しなければなりません（会社法第299条）。
この「２週間前まで」とは、実際に各株主に通知がいつ到達したかは問いません。
あくまで、通知発信日と総会開催日との間に、まる14日間あることとされています。
例えば、6月25日に株主総会を開催したい場合、6月10日までに通知を発送する必要があります。
非公開会社（株式の譲渡制限の規定のある会社）の招集通知は、書面で発送しなければならないことに変わりはありませんが、書面投票または電子投票を定めない場合には、「１週間前まで」に発送すればよいとされています。
取締役会非設置会社の場合
公開会社は、上記と同様、原則どおり「２週間前まで」に通知する必要があります。
ただし、取締役会を置く会社と違い、この通知は必ずしも「書面」である必要はなく、口頭や電話等で知らせれば問題ありません（もちろん、いつ通知したかの証拠が残りませんので、証拠が残るメールやＦＡＸの方が好ましいですが）。
非公開会社は、定款においてさらに１週間よりも短い期間を設定することも可能です（例えば「３日前まで」ということも可）。
なお、この通知は、前述のとおり、書面で行う必要はありません。
なお、取締役会の設置の有無や公開・非公開会社に関わらず、書面投票または電子投票を定めない場合には、議決権を行使することができる全株主の同意があるとき（株主全員が総会に出席する場合も含む）は、招集手続自体を省略することができます（会社法第300条）。
