日本に住民票登録をしていないと、印鑑証明書を発行してもらうことはできませんので、海外赴任等で海外に居住されている方は、実印や印鑑証明書というものを利用することができません。
したがって、不動産を売却する際の登記手続きや遺産分割協議書への調印をする際に、印鑑証明書に代わるものとして、どういう証明書類を取得すればいいのかご不安になる方は多いです。
以下、簡単に証明書類の取得手順につきご説明いたします。
海外にいる場合
海外にいたまま証明書類を入手したい場合、居住地の日本領事館に行き“サイン証明”を受けることができます。
本人が領事官の面前で証明を受けたい書類（契約書、遺産分割協議書、委任状等）にサインをすることで、領事館が「本人の自署に相違ない」旨の証明をしてくれます。
このサイン証明が、日本における印鑑証明書と同じ公的な証明書類として取り扱われます。
サイン証明は、証明を受けたい書類自体に奥書の形で証明文・証明印をしてくれる場合と、日本の印鑑証明書のように「本人のサインに相違ない」という“サイン証明”が別途発行される場合と、証明の仕方は、国や州によって若干の差異はあります。
領事館には、本人確認資料として、証明を受けたい書類の他に、
- (1)パスポート
- (2)海外居住であることの証明書
を持っていく必要があります。
日本に帰国している場合
海外に住所を定めている方が、既に一旦帰国している場合は、日本の公証人役場で証明書類の取得ができます。
日本の公証役場で本人確認資料として、
- (1)パスポート
- (2)海外の住所がわかるもの（在留証明や免許証等）
を持参の上、公証人の面前で持参した書類（契約書、遺産分割協議書、委任状等）に自分で署名することで、当該書類に本人が自署したという“サイン証明”を作成することが可能です。
このサイン証明も、日本における印鑑証明書と同じ公的な証明書類として取り扱われます。
ただし、この方法でサイン証明した遺産分割協議書を使用して不動産の相続登記手続きする際には注意が必要です。
といいますのは、その海外居住者が不動産の相続人（所有者）になる場合には、登記手続において別途“住所を証明する書面”が必要になりますので、結局、居住地の領事館で「在留証明書」を取得しなければなりません。
また、預貯金や有価証券の相続手続きもあるようでしたら、各金融機関指定の必要書類もありますので、公証人役場のサイン証明付きの遺産分割協議書だけでは、結局処理できないことになってしまう可能性があります。
つまり、いったん日本に帰国していた方も、すぐに海外に戻るのであれば、海外居住地における領事館で、あらかじめ在留証明とサイン証明を取得された方が、結果として合理的だったという事態もありえます。
相続・遺産整理手続きにおいては、特に、どこへの手続きが必要で、その必要書類は何かを事前にきちんと確認することが大切です。
